Cuando estás dando tus primeros pasos en el complejo y competitivo mundo empresarial, el tiempo vale oro y el capital es limitado. Por eso, los pequeños y medianos empresarios (pymes) necesitan de aliados estratégicos que les ayuden a hacer más cosas con menos recursos. ¿Te imaginas que útil sería contar con herramientas que te faciliten impulsar tu negocio sin gastar demás?
Ya no lo imagines, solo sigue leyendo.
En este artículo te daremos una lista de herramientas supercompletas y gratuitas que las pymes deberían conocer y usar para gestionar y potenciar sus negocios.
Para hacerte las cosas aún más fáciles, te los ordenaremos según su utilidad.
¡Toma nota!
Herramientas para gestión de tareas:
1 – Trello
Trello es un administrador de proyectos que permite organizar tareas, asignarlas al equipo y ordenarlas según la fase de ejecución, desde el planteamiento, pasando por el desarrollo, hasta llegar a la finalización.
Trello facilita la medición del avance de las tareas, establecer plazos, así como hacer comentarios y observaciones que optimicen el flujo de trabajo.
Esta herramienta es muy intuitiva, tiene una versión gratuita bastante completa que puedes usarla en su versión web, aplicación de escritorio para Windows y Mac o desde el móvil en Android e iOS.
Herramientas para comunicarse:
2 – Slack
Slack es una herramienta de mensajería diseñada para empresas. Esta permite gestionar comunicaciones de forma sencilla y segmentada, acorde a equipos de trabajo, proyectos y tareas específicas.
Mediante Slack, los equipos de trabajo pueden socializar sobre el avance de una asignación, compartir documentos y recursos, y retroalimentarse en el proceso.
Slack es gratis y puede usarse desde la web, cuenta con aplicaciones de escritorio para Windows, Mac, y móviles para Android e iOS
Herramientas para reuniones:
3 – Google Meet
Meet es la herramienta de videollamadas de Google. Con ella puedes sostener reuniones sin límites de tiempo. Es perfecta para sesiones de trabajo, planificación, evaluación o entrevistas.
A diferencia de otras plataformas de videollamadas, para usar Meet basta con tener una cuenta de Google, iniciar sesión, agendar una reunión y compartir el enlace para que los demás se unan.
Meet facilita compartir pantalla, realizar presentaciones e incluso grabar la videollamada para compartirla luego con el resto del equipo, en caso de que alguien no haya podido asistir.
Meet es gratuita, puede usarse desde cualquier navegador y tiene aplicaciones para Android e iOS.
Para crear formularios:
4 – Google Forms
Forms es la plataforma que Google ofrece a sus usuarios para crear y procesar formularios de recolección de data. Desde Forms puedes realizar consultas a tus clientes o realizar captación de contactos para posibles clientes.
Forms permite conectar con una hoja de cálculo de Google, en el que se registran los datos en tiempo real. Además, permite la personalización de los formularios y muestra gráficas y datos relevantes sobre las respuestas recibidas.
Forms es gratuita, para usarla solo necesitas una cuenta de Google. Esta herramienta solo está disponible en su versión web, pero las personas pueden responder a los formularios desde cualquier dispositivo.
Para hacer encuestas:
5 – Survey Monkey
Imagina que quieres lanzar un nuevo producto y no estás seguro de qué aceptación tendría entre tu clientela. Hacer una encuesta sería lo ideal.
Survey Monkey te permite realizar encuestas para tomar decisiones inteligentes, rápidas y precisas basadas en datos. La plataforma tiene múltiples formatos y plantillas que te permiten realizar el test de un producto, la satisfacción del cliente, recibir feedback, evaluar a tu personal y muchas consultas más.
SurveyMonkey tiene una versión gratuita bastante completa, pero también puedes desbloquear más funciones con sus versiones de paga.
Herramientas para llevar finanzas de las pymes:
El registro y control de las finanzas son de los asuntos más delicados para los pequeños y medianos empresarios. Estas herramientas te ayudarán a llevar el control de gastos e ingresos.
6 – Wave
Esta plataforma te facilita el registro de la facturación de tus operaciones, así como los gastos.
Wave tiene múltiples opciones. Puedes conectar tus cuentas de banco o tarjetas para llevar un control preciso, pero también puedes hacer el registro manual, sea introduciendo los datos de las facturas y recibos o bien escaneando los documentos. La herramienta también ofrece reportes mensuales, semestrales y anuales, que te pemitirán medir el desarrollo de tu empresa en el tiempo.
Wave tiene una versión gratuita bastante completa, aunque siempre puedes agregar más funciones con los planes de pago.
7 – Zoho Books
Books es parte de la suite de Zoho. Se trata de un programa de contabilidad en línea que administra tus finanzas.
A diferencia de Wave, en Zoho Books puedes automatizar pagos, si conectas tus cuentas bancarias o tarjetas de crédito.
Zoho Books tiene un plan gratuito con funcionalidades básicas para el registro y análisis de ingresos y egresos, con la posibilidad de mejorar contratando un plan.
Para crear tu sitio web:
8 – WordPress
WordPress además de ser el administrador de contenidos más usado en el mundo, es un sistema de creación de sitios web amigable, en el que cualquier persona puede crear su espacio en internet.
Para las pequeñas y medianas empresas, WordPress es ideal, porque ofrece una personalización total de los sitios web, así como un sinnúmero de integraciones que pueden ayudarte a lograr tus objetivos, sean estos promocionar la marca, conseguir contactos de posibles clientes, realizar reservaciones e incluso vender.
Crear un sitio en WordPress es gratis, lo que deberás pagar es una dirección personalizada para tu web.
Para administrar redes sociales:
9 – Metricool
Sabemos que al iniciar un negocio toca hacer de todo, entre eso actualizar las redes sociales del negocio. Esto es sumamente importante, pero puede restar tiempo de otras tareas. Lo que necesitas es un administrador de redes.
Metricool es una herramienta de administración de redes sociales que te permite publicar y programar contenido en hasta tres canales en su versión gratuita. Además, te da estadísticas completas de comportamiento y crecimiento de tu contenido y de tus comunidades digitales.
Metricool es gratis, pero con limitaciones de número de programaciones, usuarios y redes conectadas. Puedes usarla desde la web o desde sus aplicaciones para iOS y Android.
Para crear contenido:
10 – Canva
Si necesitas crear un brochure, una tarjeta de presentación, un documento membretado, un banner o simplemente las imágenes de portada de tus redes sociales, pero no tienes para pagar un diseñador gráfico, siempre podrás contar con Canva.
Con Canva puedes diseñar básicamente lo que sea. Esta aplicación de diseño en línea ofrece una amplia variedad de plantillas para diferentes objetivos, en diferentes formatos y con un sinfín de recursos gratuitos para realizar composiciones con calidad profesional.
Canva además pone disposición de los usuarios un editor de videos con cualidades similares al editor de imágenes.
Canva es gratuito y puedes acceder a ella desde cualquier navegador o desde las apps para Android e iOS.
11 – CapCut
Tener un video institucional para las empresas es cada vez más indispensable, no solo porque es una carta de presentación del negocio, sino porque el video es el formato del momento, es prioridad en internet y es el formato más consumido por los usuarios.
Si tienes que crear un video para tu negocio y no tienes para contratar un editor de video, todo lo que necesitas es un celular y descargar CapCut.
CapCut es un editor de videos gratuito y fácil de usar. La aplicación ofrece una interfaz sencilla con opciones de recorte y fusión de imágenes, transiciones, filtros, efectos, una galería de audios y plantillas personalizadas. Además, puedes exportar tus videos sin marca de agua y hasta 4K de resolución.
CapCut está disponible para iOS y Android, aunque también la puedes usar en su versión web para más comodidad.
Para envío de correos:
12 – Mailchimp
Si te gustaría enviarles correos con promociones, invitaciones, descuentos o información a tus clientes o clientes potenciales, Mailchimp es la herramienta indicada.
Mailchimp es una plataforma de marketing que facilita la creación, envío y automatización de campañas de correos electrónicos para clientes existentes y potenciales.
Mailchimp permite cargar y organizar bases de contactos y listas para enviar correos que puedes personalizar fácilmente a partir de plantillas para diferentes objetivos.
Mailchimp ofrece una versión gratuita bastante completa que permite crear campañas, hacer envíos masivos y automatizar envíos, y una versión de paga con más funciones y posibilidades de personalización.
Para redactar documentos
13 – ChatGPT
Estamos viviendo la expansión del uso de la inteligencia artificial y los pequeños y medianos empresarios tienen mucho que aprovechar estas herramientas que están simplificando procesos complejos.
Te recomendamos explorar ChatGPT, una herramienta de inteligencia artificial estilo chatbot con el que puedes sostener conversaciones y a la que puedes pedirle que te responda a cualquier pregunta.
El uso para los pequeños y medianos empresarios es que también le puedes pedir que te redacte cualquier tipo de contenido o documentos en formato texto.
Es decir, que si necesitas redactar un contrato, una carta de solicitud de algún servicio, alguna carta de referencia, presentación de servicios, o aspectos más básicos como la misión, visión y objetivos, y cualquier otra información o comunicación sobre tu negocio, solo basta con darle instrucciones y ChatGPT lo hará en segundos.
La interfaz es supersencilla y fácil de usar, se ve como un chat y basta con teclear, enviar y recibir la respuesta. Para empezar en ChatGPT solo debes registrarte con una cuenta de correo y responder algunas preguntas de exploración.
ChatGPT tiene una versión gratuita y una de pago, y está disponible en su versión web y ahora en aplicaciones para iOS y Android.
¡Ahorra tiempo y dinero!
Internet es un mundo de posibilidades y si en este momento tu negocio no tiene para pagar un producto o servicio, seguro que en línea habrá una opción gratuita. La clave está en elegir opciones funcionales, fáciles de usar y sobre todo seguras.
Esperamos que las herramientas que te hemos presentado te sirvan de aliados para que tu negocio haga más sin gastar demás. ¿Ya seleccionaste cuáles empezarás a usar?
